弊社におけるオンライン社員総会の取り組み

リハ特化型デイサービス、訪問看護ステーションなどを運営するEMIASグループにおいて、オンラインを活用して開催した今年の社員総会についてご紹介します。会社や事業所のビジョン・ミッションと向き合い、方針や目標を再確認する社員総会。例年は全員で会場に集まり開催するところですが、世の中の情勢を考慮して今年はオンラインでの開催となりました。

世間では感染拡大防止の観点からテレワークやオンラインツールの活用がさまざまな分野で求められています。医療介護業界においても時代の変化に対応し、すぐに行動を起こせることが重要だと私たちは考えています。

オンラインの良い点は、自宅など場所を選ばずに参加ができる点。産休育休中のスタッフが我が子を見ながらでも参加できるということは大きなメリットです。逆にデメリットは「一体感」です。自宅など別空間にいながらどのようにして一体感を作り出すか。その部分を補うのがさまざまなツールの活用です。

オンライン会議ツール「Zoom(プロプラン/有料)」

「スポットライトビデオ（一人だけを表示）」、「ギャラリービュー（全員の顔を表示）」を切り替えながら開催。タイミングよく進行するためにZoom担当者はTVディレクターばりに、集中力が必要でした。

双方向プレゼンアプリ「CommentScreen」（無料）

アプリを使いリアルタイムでスライド画面にコメントが表示されるようにしました。「頑張れ！」「その説明わかりやすい」など発表者へのフィードバックが表示され、最も一体感を出すのに有効なツールでした。

バーチャル背景用の画像（バックパネル風）

自宅にいながら一体感を出す工夫として、事前にバックパネル風の画像を配布。総会の最後にはお揃いの背景で記念撮影をスクリーンショットでおこないました。

いざ、当日を迎えると、運営メンバーと発表者を除く大半のスタッフが自宅参加とは思えないほどの一体感を持って会を進めることができました。会社や事業所の目標達成や自分自身の成長に向けて“いま何をすべきか”を再認識できた有意義な時間となりました。

新型コロナウイルス感染症を踏まえると中止するという選択肢もありましたが、社員による創意工夫で総会を開催できたことは今後に生かせる良い経験となりました。

世の中、大変な状況が続いていますが、EMIASグループはこれからも柔軟性を持って変化を追求していけるチームであり続けたいと思います。